Nu öppnar vårt nya medlemsregister Arcmember! Läs igenom nedanstående information innan du loggar in.
Vi använder Arcmemember för all medlemsregistrering. Som privatperson kan du gå in och se vilka uppgifter vi har om dig. Som orkesterns IT-ansvarig kan du uppdatera hela din orkesters person- och kontaktuppgifter.
LOGGA IN I ARCMEMBER
- För att som IT-ansvarig uppdatera din orkesters uppgifter, besök: https://sof.arcmember.net/Admin och logga in med den e-postadress som finns registrerad hos SOF.
Du kommer inte att kunna använda ditt lösenord från vårt förra medlemsregister, utan behöver välja ett nytt. Första gången du loggar in; tryck ”glömt lösenord”, så får du via ett återställningsmail möjlighet att sätta ett nytt lösenord. KOLLA ÄVEN I SKRÄPPOSTEN EFTER ÅTERSTÄLLNINGSMAILET.
OBS! Om du inte förut haft rollen som IT ansvarig i din orkester, måste du kontakta info@orkester.nu för att få access. Ange ditt namn, adress, epostadress och vilken orkester du ska uppdatera, så ger vi dig behörighet. - För att som medlem uppdatera dina egna uppgifter, besök: sof.arcmember.net/public och logga in med den e-postadress som finns registrerad hos SOF. Obs att med denna länk har du bara tillgång till dina egna uppgifter – om du ska uppdatera hela din orkesters uppgifter ska du välja admin-länken under förra punkten.
Första gången du loggar in; tryck ”glömt lösenord”, så får du via ett återställningsmail möjlighet att sätta ett nytt lösenord. KOLLA ÄVEN I SKRÄPPOSTEN EFTER ÅTERSTÄLLNINGSMAILET. Om du inte gett oss din e-postadress, be din orkesters IT-kontaktperson att lägga in den, eller kontakta info@orkester.nu.
INSTRUKTIONER FÖR DIG SOM ÄR IT ANSVARIG OCH SKA UPPDATERA DIN ORKESTERS UPPGIFTER
Hitta till din orkester
1. För att hitta din orkester, tryck på Grupper i toppmenyn.
2. Klicka på din orkesters namn. Du kommer då till orkesterns översiktssida. I vänstermenyn kan du sedan hitta val för att t.ex. se orkesterns individer eller skapa roller för olika medlemmar. Instruktioner för allt detta hittar du nedan.
Redigera/uppdatera uppgifter för en befintlig orkestermedlem
- Sök fram orkesterns medlemslista genom att, när du står på din orkesters översiktssida, klicka på Individer i vänstermenyn (ej i toppmenyn).
- Klicka på den aktuella individens namn. En dialogruta kommer då upp.
- Redigera eller lägg till uppgifter. Minst namn och adress krävs för att kunna spara, men vi rekommenderar starkt att även fylla i kön, mobilnummer, e-postadress och personnummer 12 siffror. Gärna även instrument, så att vi kan kontakta personen med instrumentspecifika nyheter (sker max 1-2 ggr/år).
- Tryck på knappen Spara.
Registrera en ny individ
1. Sök fram orkesterns medlemslista genom att, när du står på din orkesters översiktssida, klicka på Individer i vänstermenyn (ej i toppmenyn).
2. Klicka på Registrera individ (ett av de gröna plustecknen uppe i högra hörnet).
3. Fyll i uppgifterna för din nya individ. Minst namn och adress krävs för att kunna spara, men vi rekommenderar starkt att även fylla i kön, mobilnummer, e-postadress och personnummer 12 siffror. Gärna även instrument, så att vi kan kontakta personen med instrumentspecifika nyheter (sker max 1-2 ggr/år).
4. Kontrollera att din orkesters namn står i fältet Grupp till höger i den dialogruta du har öppen. Om inte; klicka på drop-menyn Grupp och klicka i din orkesters namn. Detta kopplar individen till rätt orkester.
5. Tryck på knappen Spara.
6. Om du får ett felmeddelande om att individen redan finns i Arcmember, maila individens uppgifter till info@orkester.nu så hjälper vi till med upplägget. Glöm inte berätta vilken orkester vi ska koppla hen till.
Ta bort en individ från orkestern
1. Sök fram orkesterns medlemslista genom att, när du står på din orkesters översiktssida, klicka på Individer i vänstermenyn.
2. Klicka på namnet på den individ du vill ta bort, så att dennes översiktssida kommer fram.
3. Klicka på Ändra individuppgifter uppe till höger på individens översiktssida.
4. Du får nu fram en dialogruta med många val. I högerspalten, klicka på drop-menyn Grupp.
5. Du får nu fram en lista med de grupper som kan väljas för individen. Bocka ur rutan med din orkesters namn genom att klicka på rutan.
6. Tryck på knappen Spara.
7. Om du får ett felmeddelande om att det inte går att ta bort individen, så beror det på att personen har någon typ av koppling till annan orkester, försäkring el. dyl. som du som lokaladmin inte har behörighet att ta bort. Gör då så här: Följ steg 1-5 ovan, men innan du sparar dina ändringar, bockar du även i gruppen [Din orkesters namn] Utträtt. Därefter bör det gå att Spara dina ändringar och individen blir borttagen från er orkester. SOF:s kansli sköter sedan resten av processen med att ta bort individen ur Arcmember.
Markera en person som avliden
1. Se instruktioner ovan för att ta bort en individ från orkestern – placera medlemmen i gruppen [Din orkesters namn] – Utträtt.
2. Meddela även förbundet om den avlidna på info@orkester.nu
Anledningen att ni som lokal-admins inte kan ta bort den avlidna helt och hållet, beror på att det kan finnas vissa följdåtaganden såsom försäkring eller annat som kansliet måste hantera innan medlemmen avslutas.
Lägga till roller såsom kontaktperson och kassör
1. Från orkesterns översiktssida, klicka på Roller i vänstermenyn.
2. Klicka på Lägg till roll (grönt plustecken uppe i högra hörnet). En dialogruta ska då komma upp.
3. Välj vilken roll som ska läggas till. De roller vi framför allt vill att ni lägger till är Kontaktperson för SOF (hit går information från SOF) samt IT ansvarig (den person som ska ges möjlighet att uppdatera medlemslistorna). Det går bra att lägga till flera personer med samma roll, om ni vill att informationen ska gå till flera. Observera att de personer som anges som kontaktperson samt IT ansvarig måste ha mailadresser, eftersom merparten av vår information skickas via mail.
4. Skriv in namnet på den person som ska ges rollen.
5. Ange ev. datum för när rollen ska börja gälla (om inget val görs, används dagens datum).
6. Tryck Spara.
7. Om du hittar en fiktiv person i orkesterlistan som heter ”Kontaktperson för SOF”: Detta är en automatgenererad ”person” för att få med den epostadress ni angett som kontakt till orkestern. Denna person kan stå kvar som kontaktperson så länge ni är i behov av det. Det går även bra att lägga till en eller flera, riktiga personer som kontaktpersoner.
Ändra eller lägga till instrumentförsäkringar på en person
Försäkringar hanteras endast av SOF:s kansli. Be personen kontakta info@orkester.nu så hjälper vi er.